合作交流

您所在的位置: 首页» 合作交流» 业界动态

翻译项目管理

 

一、本地化项目的类型与特点

1.软件项目 (UI) 

又叫软件界面。UI的全称是user interface,软件的用户界面。这是比较难的一类,因为要用到许多特殊工具。

1项目的特有工具:CatalystMS LocStudioproperty 或者resource 文件 

2项目一般独立以词条形式出现,相关性较弱。没有上下文的参考,也没有论述性文字。因此有难度,翻译速度比较慢,为正常翻译的70%左右 

3项目一般都需要全部编辑,也就是说我们发给外部的supplier,完成了全部的翻译之后我们内部的语言部还要进行全部的editing,保证UI达到最佳质量。

4项目在完成后,还伴随有界面的语言测试工作,界面调框和 Debug 工作。

2.文档项目 (UE) 

(1)文档项目全称为user education,一般字数较多,需要调集大批翻译资源来投入翻译。

(2)文档项目一般后期需要桌面排版工作(DTP,desktop publishing),FM, Word, InDesign, Quark,PPT 等都是排版用的工具。

(3)如果项目结合了UI和UE,文档中涉及的UI词汇则需要参考相应的 UI 词汇表,以保证UI前后翻译的一致性和读者阅读的连贯性。

3.多媒体项目 (例如电子学习 eLearning) 

(1) eLearning 项目一般都有多媒体工作,如视频文件,Flash文件的制作

(2)其中录音工作对于录音脚本的翻译要求更好的流畅性和朗朗上口的朗读要求。

(3)eLearning 项目一般都需要使用很多多媒体制作工具,例如Captiva,Flash等。这些工具一般都是专利工具,比较贵,所以多媒体项目也是耗资比较大的一类项目。

4. 网站项目 

(1)网站项目需要注意很多URL的处理,保证本地化后网页的正常跳转 

(2)大型网站的本地化工作趋势是结合SEO等数码营销的要求,包括网页发布的后期工程工作 

二、项目管理协会(Project Management Institute)简介

项目管理协会项目管理比较权威的机构

1.什么是项目管理协会 

 Established in 1969 

Worlds leading not-for-profit PM professional association (over 200,000 members worldwide). 

Provides global leadership in the development of standards for the practice of PM profession throughout the world. 

2.什么是 PMP(Project Management Professional)

PMI certification program (highest for PM, PMGP for Program Management). 

Highly recognized in the US and Asia, starts to be well recognized in Europe. 

中国已经成为全球第二大报名地区

§3.参加考试条件

üExperience (4500/7500 hrs of PM experience over a minimum of 3/5 years) 

ü35 hours of PM training (Netg, this training) 

üPass at the 200 question PMP exam (pass rate: 61%) 

三、什么是项目

1.项目的定义

“A temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result”      

为提供某项独特产品、服务或结果所作的临时性努力 

2.项目管理

(1)定义

通过项目各方干系人(stakeholder)的合作,把各种资源应用于项目,以实现项目的目标,满足项目干系人的需求。

(2)基本要素

项目、干系人、资源、目标和需求。

   3. 几个基本概念

5大流程  initiation, planning, monitoring & controlling, execution, closing 

9大领域  integration, scope, schedule, cost, quality, people, communication, risk, purchase 

42个定义

四、五大流程之一:项目的启动

在项目的起始阶段我们要产生什么东西呢?就是项目的章程(charter)以及项目范围(scope)的说明。

我们刚才在讲项目的起始阶段,按照PMI课本的架构,它的输入是什么呢?合同、工作说明(SOW)、企业流程还有企业环境。最后输出得到的就是项目章程、项目范围还有项目经理。马上要开始了,我们一定要选定项目经理。那么所谓的项目章程就是在解释我们这个项目要做到什么,并且要提供一个有经验的项目经理来执行。

如何理解客户的心声——项目需求

A Project Need describes a problem to solve 

Understand the needs: Explicit – Implicit 

Sort them (I need German first, then Arabic) 

Tools: Stakeholder Analysis (meetings, discussions, Delphi technique…) 

The project provides a solution to the need: 

ØWhat must be done: The Objectives (SMART) 

ØWhat the project produces: The Deliveries 

ØWhat the solution will bring: The Specifications 

项目需求,一定要符合SMART原则。这个是现在项目管理中比较基础的东西,就是说所有的目标基本上都要符合SMART原则,所有的项目描述也要符合这个原则。

Specific 

Measurable 

Achievable 

Realistic 

Time bound

项目的描述一定要准确。一定要是可以衡量的,可以实现的,比较现实的,同时也是有时间限制的。

五、五大流程之二:项目计划

1. 一个有效的计划都包括哪些要素呢?

ØUnderstanding the complete project and dependencies, gathering all important information, defining the scope and success criteria – Scope Management. 

ØDefining the tasks order and schedule – Time Management. 

ØDefining communication channels – Communications Management. 

ØDefining the billing / buying process – Costs Management. 

ØSelecting and assigning appropriate resources, planning for necessary training, manage conflicts… - Human Resources Management. 

ØPurchasing needed material and book necessary external resources - Procurement Management. 

ØIdentifying quality processes and metrics – Quality Management. 

ØIdentifying risks and plan for contingencies - Risks Management. 

ØDescribe the processes for managing the project: how to manage risks, scope changes… - Project Integration. 

    首先是范围管理方面,一定要了解这个项目整体的全貌,而不是一部分。同时要收集所有跟这个项目相关的信息,以及客户如何衡量我们这个项目是否成功的一些判断依据。第二要制作出合理的schedule,即时间管理。第三要维护好沟通的渠道,什么人跟什么人说什么话的问题就叫沟通。项目经理跟工程师说的是工程的要求,项目经理跟翻译说的就应该是翻译的要求,他跟客户可能说的就是客户的需求。所以什么人跟什么人说什么话就构成了沟通计划。第四是成本管理,比如说,如何采购,如何给客户开发票,财务是项目经理的一个非常重要的职能。第五是人力资源管理,我们如何选择和分派到合适的资源,保证给他们必要的培训,后期如何解决人员合作中遇到的冲突,这就是人员管理。第六是采购管理,怎样找到质量合适价格也合适的外部资源。第七是质量管理,就是说怎样去识别一个清晰有效的质量流程,有一个评分依据。 第八是风险管理,风险计划以及应急预案。最后是项目整合,通过整合我们会看到一个整体的项目计划,如何管理风险,如何管理范围变化,如何管理冲突,等等。

    在对项目的scope进行定义时同样是要满足刚才提到的SMART5原则,同时兼顾时间,成本和质量的三角关系。

2.Scope Definition – Outputs  

(1)Project Deliverables 

?Project Outputs: Translated Files, TMs, Glossary, Compiled Interface… 

?Project Management: Project Plan, Test Report, Activity Report… 

(2)Success Criteria - Criteria on which the project success will be measured. 

?Case A: 100% on-time deliveries (10% penalty if not) 

?Case B: 95% on-time deliveries, 4+ QA ratings 

(3)Project Boundaries - Project inclusion and exclusion 

?SW strings will not be translated 

?No technical check on URL 

?Client is responsible for glossary updates 

(4)Project Constraints 

?Limit project choices and flexibility 

?Have an impact on project performance (contractual conditions) 

?Samples: Review done by client in-house staff, 3-Days turn around time, predefined budget, limited schedule, imposed technology or resource… 

还有一些输出是项目的限制。比如说有个美国公司现在要翻译俄语,但是俄罗斯和美国关系不是那么的和谐,所以他们的俄语翻译最好不能来自俄罗斯。这种情况一般就会请波兰人翻译。伊朗、朝鲜的case也是一样。那么美国的公司需要翻这样的文件就只能在这些国家的一些邻近国家,和美国不太敌对的国家找翻译,这就是资源上的一些限制。

做项目范围的定义时候会有一些工具,比如说这个图,随着时间的推进各个项目干系人的影响是从高到低,因为项目已经快结束了,通过启动、计划、执行,项目快结束的时候每个人的影响力越来越小,因为项目已经完成了,不像一开始这个人可能说我没有资源,那个人说我没有工具,等等。而成本的变化则是随着项目的推进越来越高,因为花钱越来越多,钱都花出去了。

六、九大知识领域之一:项目时间管理

在九大知识领域中,项目时间管理是非常重要的。项目是有起止时间的,在规定时间内完成它是一件很重要的事情。

1.Inputs

(1)时间管理的输入叫做WBS,Work Breakdown Structure。我们拿到这个项目之后我们首先要看一下它的Work Breakdown Structure。

(2)Productivity Guideline

 就是项目的产出。比如说这200万字按照多长时间,需要多少个翻译同时进行,需要多少个编辑,需要多长时间要做完。

(3)历史数据和经验教训总结 

2. 工具

(1)Microsoft Project/Word/Excel/Paper for estimating the schedule 

(2)Several Templates available  (small, large, simple) 

要注意的问题

Ø §Check true deadline needs and priorities with the customer 

Ø §Include time zone, local holidays 

Ø §Include risks (allow for Contingency Reserve if needed) 

Ø §Agree on schedule with team members (other sites, vendors) 

Ø §Formal Inspection (details in Project Plan section) 

七、九大知识领域之二:项目成本管理

我们知道做企业的最终目的是为了盈利,个人是要拿工资,所以成本控制是我们管理中非常重要的一个环节。

项目经理的财务职责

§·Create the budget (sales value, costs) 

§·Maximize the project profit (without impacting the quality) 

§·Define invoicing schedule (cash flow) and try to invoice as soon as possible. 

  ·Enter budget data into Gemini / SAMS 

§·Obtain approval on margin (as per local guidelines) 

§·Create PO / PA 

八、九大知识领域之三:项目沟通管理

1.沟通的定义

Project Communications Management is the Knowledge Area that employs the process required to ensure timely and appropriate generation, collection, distribution, storage, retrieval and ultimate disposition of project information.

2.项目信息的生成

项目经理就相当于一个枢纽。 比如说客户要求,在某某时间段内完成一批什么什么样的文件,这个信息是从客户那里来的,项目经理则需要把它转化成自己内部人懂得的语言,写信分发给大家。

3.项目经理所需要具备的软实力

§Communication is the intangible perception of our services and of our people/teams 沟通是一种无形的资产

§The PM owns it and needs to evaluate it (through yourself and others) to improve 项目经理拥有主动权,同时需要改进,评估

§It is where your personality influences your daily job 沟通的模式有很多,写文档、邮件、开会,个人的个性也决定了沟通的有效性

§Communication reflects our company culture 不同的企业,项目经理负责的区域也不同

九、九大知识领域之四——项目质量管理

质量管理是和语言人员息息相关的,也是语言工作人员的职责所在。

For PMI, Quality is about quality of product delivered. 

Well consider that quality is both quality of the product AND the service we deliver. 

对于PMI来讲,质量指的是我们提交给客户的产品的质量,但是对于莱博智来说我们认为质量是两方面的质量,一个是产品的质量,一个是服务的质量。比如客户给项目经理写一封邮件,PM正忙着别的事,可能早上收到邮件下午才回,那客户可能等了一整天也不知道项目经理收到他的信没有。但是优秀的质量是马上给客户回,说明现在正忙着,等调查清楚下午再给您答复,这就是服务质量好坏的问题。

Lockit:本地化工具包(loc is short for localization)

I. Lockit 的意义 

1.传达生产要求 

2.保证客户满意度 

3.减少无效沟通 

4.平顺生产过程 

II. Lockit 的编写 

1.信息完备 

2.区分受众 

3.清晰明确 

4.易于操作 

5.可资衡量 

十、九大知识领域之五——项目风险管理

定义

Project Risks Management includes the processes concerned with conducting risk management planning, identification, analysis, responses, and monitoring and control on a project. 

十一、五大流程之三、四:项目执行、项目控制

1. 项目范围管理——核实范围

项目管理最纠结的部分就是scope change,项目范围的变化。那么面对范围发生的变化我们怎么做呢?

.Always ask the client to formalize his demand in writing (even when the customers says that "it is only a very small change") 

.Always go back to the Planning stage and perform a thorough analysis (impact on costs, scope, quality, risks, schedule, human resources). 

.Always get Go-ahead from Client  

.Always inform appropriate stakeholders of authorized changes 

2. 项目整合——五大原则

•Update the project plan with agreed changes 

•Always inform appropriate stakeholders of authorized changes (distribute the project plan, send minutes) 

•Record and report the change and its implementation status 

•Feed Lessons Learned database (will be used for post-project review) 

•Document causes of variances and reasoning behind corrective and preventative actions so that they become part of historical database 

十二、五大流程之五:项目关闭

项目关闭的流程:

1. Analyze the project 

? P&L and explanations for variance (costs, time, quality) 

? Organize Internal & External Post-Project Review 

? Write post-project report & create action items list 

2. Celebrate Close Project 

ü Provide feedback to Vendor Management 

ü Perform administrative closure (contract, financial systems) 

ü Archive data 

ü Inform stakeholders of project closure 

3.Celebrate

注:P&L:profit and loss,项目损益表